ऑफिस में पेपरलेस होने के 10 फायदे

अपने कार्यालय को डिजिटाइज़ करना एक सुव्यवस्थित प्रक्रिया बनाता है

एक कंपनी में मेरी इंटर्नशिप के दौरान मुझे लगता है कि मेरे पास अब तक का सबसे बुरा क्षण था जब मुझे कुछ अस्पष्ट दस्तावेज़ या अन्य देखने के लिए कहा गया था। मुझे पूरा यकीन है कि कोई भी कार्यालय कार्यकर्ता संबंधित करने में सक्षम होगा।

कंपनी अपेक्षाकृत छोटी थी इसलिए फाइलिंग सिस्टम सही नहीं था लेकिन ओह माय गुडनेस ... एक दस्तावेज़ की खोज करना जिसे इतनी अस्पष्ट रूप से वर्णित किया गया है, यह उस कार्यालय में कागज के हर एक टुकड़े को बहुत अच्छी तरह से हो सकता है और यह जानकर कि आप खोज को छोड़ नहीं सकते क्योंकि यह दस्तावेज़ इतना महत्वपूर्ण है, वहां काम करते समय मुझे अब तक का सबसे बुरा एहसास है। कागजी दस्तावेजों के बारे में स्वाभाविक रूप से कुछ बुराई है- एक जो मुझे यकीन है कि हर कार्यालय कार्यकर्ता से संबंधित हो सकता है। किसी ऐसी चीज की तलाश करने की हताशा जिसे आपने खोया भी नहीं है, अवर्णनीय है ... यह ऐसा है जैसे आप अपने बालों को चीरना चाहते हैं लेकिन आप जानते हैं कि बस कुछ भी हल नहीं होगा।

पेपरलेस ऑफिस के 10 फायदों के साथ पेपरलेस हो जाएं:

1. बढ़ी हुई दक्षता: पेपरलेस होने से भौतिक दस्तावेजों की मैनुअल फाइलिंग, खोज और आयोजन की आवश्यकता समाप्त हो जाती है, समय की बचत होती है और उत्पादकता में सुधार होता है।

2. लागत बचत: कागज, स्याही और भंडारण लागत को पूरी तरह से कम या समाप्त किया जा सकता है, जिसके परिणामस्वरूप व्यवसायों के लिए पर्याप्त बचत होती है।

3. बढ़ी हुई सुरक्षा: डिजिटल दस्तावेजों को पासवर्ड के साथ एन्क्रिप्ट और संरक्षित किया जा सकता है, जिससे भौतिक दस्तावेजों की तुलना में अनधिकृत पहुंच या हानि का जोखिम कम हो जाता है।

4. बेहतर सहयोग: डिजिटल दस्तावेज़ों के साथ, टीम के कई सदस्य एक ही फ़ाइल पर एक साथ पहुँच और काम कर सकते हैं, सहयोग को बढ़ावा दे सकते हैं और वर्कफ़्लो को सुव्यवस्थित कर सकते हैं।

5. आसान दस्तावेज़ पुनर्प्राप्ति: डिजिटल दस्तावेज़ों को कीवर्ड या मेटाडेटा का उपयोग करके जल्दी से खोजा, क्रमबद्ध और पुनर्प्राप्त किया जा सकता है, जिससे भौतिक फ़ाइलों के माध्यम से मैन्युअल खोज की आवश्यकता समाप्त हो जाती है।

6. अंतरिक्ष बचत: पेपर फाइलों और भंडारण अलमारियाँ को खत्म करने से मूल्यवान कार्यालय स्थान मुक्त हो जाता है, जिससे अधिक संगठित और कुशल कार्य वातावरण की अनुमति मिलती है।

7. पर्यावरणीय स्थिरता: पेपरलेस होने से कागज की खपत कम हो जाती है, जो प्राकृतिक संसाधनों के संरक्षण में मदद करता है और कागज उत्पादन और निपटान से जुड़े कार्बन उत्सर्जन को कम करता है।

8. आपदा वसूली: डिजिटल दस्तावेजों को आसानी से बैकअप लिया जा सकता है और सुरक्षित क्लाउड स्टोरेज में संग्रहीत किया जा सकता है, जो आग या बाढ़ जैसी आपदाओं के कारण शारीरिक क्षति या हानि से सुरक्षा प्रदान करता है।

9. रिमोट एक्सेस: डिजिटल दस्तावेजों को इंटरनेट कनेक्शन के साथ कहीं से भी एक्सेस किया जा सकता है, दूरस्थ कार्य को सक्षम किया जा सकता है और भौगोलिक रूप से बिखरी हुई टीमों के बीच सहयोग की सुविधा प्रदान की जा सकती है।

10. सुव्यवस्थित अनुपालन: डिजिटल दस्तावेज़ों को आसानी से ट्रैक, ऑडिट और संग्रहीत किया जा सकता है, नियामक आवश्यकताओं का अनुपालन सुनिश्चित करना और दस्तावेज़ प्रतिधारण प्रक्रिया को सरल बनाना।

यह एक कंपनी के लिए काम करने जैसा है जो पेपरलेस हो गया है

साइनटेक के साथ काम करना ताजी हवा की सांस है। पेपरलेस फॉर्म कंपनी में रहते हुए मुझे लगता है कि मैं गिन सकता हूं कि मुझे एक तरफ कागज के साथ कितनी बार काम करना पड़ा है। यह एक अतिशयोक्ति की तरह लगता है लेकिन नहीं, इसकी नहीं। किसी भी प्रस्तुति, ग्राहक बैठकों, यहां तक कि नौकरी के लिए आवेदन करने वाले लेख- इनमें से किसी को भी कागज के उपयोग की आवश्यकता नहीं थी। हमारी कंपनी में पेपरलेस समाधान आदर्श हैं।

जब मैं अन्य कंपनियों को देखता हूं जिनके पास अभी भी पेपर फॉर्म और पेपर स्लिप हैं, तो मैं खुद को सोचता हूं, "स्पष्ट रूप से यह सबसे अच्छा परिवर्तनशील नहीं है, इसलिए लोग अभी भी इसका उपयोग क्यों करते हैं?" पैसा, समय लोग सोचते हैं कि वे बचत कर रहे हैं- आप वास्तव में अब कुछ भी नहीं बचा रहे हैं। ऑपरेशन की एक पेपर-आधारित प्रणाली को बनाए रखने की लागत यानी फ़ाइल अलमारियाँ और फर्श की जगह जिसका उपयोग अन्य चीजों के लिए किया जा सकता है, वह लंबे समय में साइनटेक जैसे ऐप में निवेश करने की तुलना में बहुत अधिक है।

सच्चाई यह है कि अगर हमने इसे ठीक से किया तो हमें कम से कम 95% चीजों के लिए कागज का उपयोग करने की आवश्यकता नहीं होगी जो हम अभी कर रहे हैं।

इसके साथ ही, मैं आपको सिर्फ एक प्रश्न के साथ छोड़ दूंगा: आप अभी भी कागज का उपयोग क्यों करते हैं?

साइनटेक फॉर्म एक अभिनव पेपरलेस प्लेटफॉर्म है जो मौजूदा रूपों और दस्तावेजों को पेपरलेस रूपों में परिवर्तित करता है जिन्हें मोबाइल उपकरणों पर पूरा किया जा सकता है और इलेक्ट्रॉनिक रूप से मूल रूप से हस्ताक्षरित किया जा सकता है (पूर्ण डेटा एकीकरण के साथ)।  अधिक जानकारी के लिए यात्रा करें www.signtechforms.com या ईमेल expert@signtechforms.com .